- Komunikacja z sygnalistą -
Jakie są najważniejsze kwestie związane z kontaktem z sygnalistą?
Kanały zgłoszeniowe
Stworzenie i udostępnienie pracownikom kanałów zgłoszeniowych to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. W projekcie ustawy o ochronie sygnalistów czytamy, że minimum to możliwość przekazywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie, do tego na wniosek sygnalisty należy zorganizować spotkanie osobiste. Jeśli jednak naszym celem jest zbudowanie skutecznego systemu zgłoszeniowego, z którego pracownicy będą chcieli skorzystać, należy dać im różne możliwości:
- Dedykowana skrzynka e-mail,
- Adres korespondencyjny dla listów tradycyjnych,
- Formularz on-line,
- Hotline z możliwością nagrania zgłoszenia.
Najnowsze badania m.in. Raport to the Nations 2024 przygotowany przez ACFE, wskazują że obecnie sygnaliści najczęściej wybierają formularze on-line i nie ma co się dziwić, jest to najprostsza forma, gdzie sygnalista jest prowadzonym krok po korku, od pytania do pytania. Dla pracodawców też jest to wygodne, bo zgłoszenia dokonane w ten sposób są najpełniejsze i najłatwiej z nimi pracować. Zgłoszenia mailowe są również obowiązkowe zwłaszcza w tych organizacjach, które nie posiadają dedykowanego narzędzia on-line. Tradycyjne listy i zgłoszenia telefoniczne są rzadziej używane z wiadomych przyczyn, żyjemy w cyfrowym świecie.
Niemniej, w idealnym systemie zgłoszeniowym sygnalista będzie mógł wybierać ze wszystkich powyższych kanałów. W ten sposób pracodawca pokazuje, że zależy mu na otrzymywaniu zgłoszeń bez względu na formę i chcę ułatwić sygnalistom ich dokonywanie.
Anonimowość
Ustawa nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych, ale pracodawca może dobrowolnie przewidzieć takie rozwiązanie i będzie to na pewno krok w dobrym kierunku. Bardzo wiele zgłoszeń dotyczących naprawdę poważnych naruszeń się nie wydarzy, jeśli sygnalista nie będzie miał pewności, że jest bezpieczny i nie spotkają go żadne negatywne konsekwencje. Najlepszą tego gwarancją jest anonimowość.
Komunikacja z sygnalistą może być utrudniona, (choć platformy on-line dla sygnalistów zapewniają taką możliwość, nawet z anonimowym sygnalistą), ale może to nie jest najważniejsze w tym przypadku. Nawet bez współpracy z sygnalistą pracodawca ma szansę zweryfikować przekazane informacje. Często zdarza się też, że anonimowy sygnalista ujawnia się i współpracuje, jak tylko zobaczy, że jego zgłoszenie zostało poważnie potraktowane.
Nie potwierdzają się też obawy, że anonimowość spowoduje zalew niepoważnych lub fałszywych zgłoszeń, a nawet jeśli takie zgłoszenie się pojawi, można je zupełnie zignorować, bo nie wywołuje żadnych konkretnych obowiązków po stronie pracodawcy.
Jak powinna wyglądać reakcja na zgłoszenie sygnalisty?
Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca ma 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Na tym etapie nie trzeba udzielać sygnaliście żadnych wyjaśnień, wystarczy: „Dziękujemy za zgłoszenie, zajmujemy się sprawą”.
Wraz z tą informacją warto przesłać Procedurę Zgłoszeń Wewnętrznych, tak żeby sygnalista był świadom wszystkich swoich praw, ale i obowiązków.
W przypadku zgłoszenia anonimowego, gdy sygnalista nie wskazał możliwości kontaktu ten obowiązek, oczywiście nie występuje.
Jakie są sposoby komunikacji z sygnalistą?
Z sygnalistą należy się komunikować w sposób przez niego wybrany. Najważniejsze jest jednak zachowanie środków ostrożności, które chronią tożsamość sygnalisty i innych osób wymienionych w zgłoszeniu lub zaangażowanych w sprawę. Obowiązkiem osób obsługujących zgłoszenia jest zachowanie w poufności całego procesu.
Korzystanie z dedykowanych narzędzi on-line bardzo ułatwia realizację tego zadania, przesyłane wiadomości są szyfrowane, załączone pliki czyszczone z meta danych, dostęp do swojego zgłoszenia ma tylko sygnalista, a ze strony pracodawcy tylko wyznaczone i oficjalnie upoważnione osoby. Systemy te zapewniają również możliwość komunikacji z anonimowym sygnalistą, bez konieczności ujawniania tożsamości.
W przypadku spotkań osobistych z sygnalistą, często dobrą praktyką będzie zorganizowanie spotkania poza miejscem pracy.
Informacja zwrotna
Kolejny ustawowy termin to 3 miesiące na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, czyli informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych wywołanych jego zgłoszeniem. Sygnalista powinien zostać poinformowany czy potwierdzono wystąpienie naruszenia prawa lub nieprawidłowości, jakie konsekwencje wyciągnięto i jakie działania naprawcze podjęto.
Komunikacja w trakcie postępowania wyjaśniającego
Mimo że ustawa mówi o 3 miesiącach nie oznacza to, że przez ten czas nie trzeba się z sygnalistą komunikować. Nawet jeśli postępowanie wyjaśniające toczy się sprawnie bez jego udziału, to warto co jakiś czas się z nim skontaktować i przekazać informacje dotyczące aktualnego statusu sprawy, oczywiście tylko takie, które nie zakłócą postępowania.
Jest to ważne, gdyż przy dłuższej ciszy, sygnalista może stwierdzić, że został zignorowany i zdecydować na zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego właściwego organu publicznego. Takie prawo przysługuje sygnaliście w każdym momencie, a wcześniejsze zgłoszenie wewnętrze go nie wstrzymuje.
Najczęściej jednak, sam pracodawca, czy osoby obsługujące zgłoszenia same będą chciały kontaktować się z sygnalistą, gdyż będzie on najlepszym źródłem informacji i pomocy w prowadzonym postępowaniu. Jeśli pierwsze zgłoszenie nie było pełne, dzięki kontaktowi można zadać dodatkowe pytania, choćby o to gdzie szukać dowodów i z kim rozmawiać, żeby potwierdzić przekazane informacje.
Podsumowanie
Skuteczny system zgłoszeniowy wymaga, by zgłaszanie było łatwe i dostępne, dlatego konieczne jest ustanowienie przynajmniej kilku kanałów zgłoszeniowych. Natomiast skuteczna obsługa zgłoszeń wymaga stałej komunikacji z sygnalistą, a nie tylko przestrzegania terminów ustawowych.
Masz problem? Potrzebujesz wsparcia w zakresie sygnalistów? Nie zwlekaj!
Skontaktuj się z nami!
Zapraszamy także do zapoznania się z ofertą dot. SYGNALISTÓW.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Kim jest sygnalista i dlaczego odpowiednia komunikacja z nim jest tak ważna?
Sygnalista to osoba, która w związku z pracą lub współpracą zgłasza informacje o naruszeniach prawa, nieprawidłowościach lub zagrożeniach w organizacji. Dzięki właściwej komunikacji sygnalista czuje się bezpiecznie i ma pewność, że jego zgłoszenie będzie rozpatrzone rzetelnie i z zachowaniem poufności. Skuteczna i otwarta komunikacja wzmacnia zaufanie, co sprzyja kultury transparentności i uczciwości w firmie czy instytucji. Komunikacja jest też kluczowa dla prawidłowego przebiegu dalszych działań, m.in. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, wyjaśnień czy przekazywania informacji zwrotnej o wynikach postępowania.
Jakie kanały komunikacji powinny być dostępne dla sygnalistów?
Organizacje powinny udostępnić różnorodne, bezpieczne i łatwo dostępne kanały zgłaszania nieprawidłowości, takie jak: Formularze elektroniczne na dedykowanych platformach internetowych, które gwarantują poufność, E-mail wyznaczonego zespołu lub osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń, Telefoniczne linie zaufania (hotline), które umożliwiają także anonimowe zgłoszenia, Możliwość zgłoszenia ustnego podczas spotkań z wyznaczonym pracownikiem ds. compliance lub ochrony sygnalistów, Skrzynki pocztowe i fizyczne miejsca przyjmowania zgłoszeń w siedzibie firmy, umożliwiające przekazywanie dokumentów w formie papierowej. Kanały te muszą być dostępne dla wszystkich pracowników i współpracowników, a także osób spoza organizacji w przypadku zgłoszeń zewnętrznych.
Jak wygląda protokół komunikacji z sygnalistą po przyjęciu zgłoszenia?
Po otrzymaniu zgłoszenia, jeśli sygnalista podał dane kontaktowe, organizacja powinna potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w terminie do 7 dni roboczych. Przy zgłoszeniach ustnych często sporządzany jest protokół z rozmowy, który sygnalista powinien mieć możliwość zweryfikować i zaakceptować, co gwarantuje transparentność. W przypadku gdy nagranie rozmowy nie jest możliwe lub zgłaszający odmówił podania danych, protokół sporządza osoba przyjmująca zgłoszenie i przechowuje go jako potwierdzenie zgłoszenia. Protokół oraz inne dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają ścisłej ochronie i przechowywane są w zabezpieczonym systemie.
Jak sygnalista powinien być informowany o dalszych etapach postępowania?
Sygnalista ma prawo otrzymać jasną i zrozumiałą informację zwrotną o podjętych działaniach, stanie rozpatrzenia zgłoszenia oraz o jego wyniku. Informacja zwrotna powinna być przekazywana na podstawie dostępnych danych kontaktowych, z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa informacji. Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje termin przekazania informacji zwrotnej do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (w wyjątkowych przypadkach termin może się wydłużyć do 6 miesięcy). Regularna i rzetelna komunikacja buduje zaufanie i pokazuje, że organizacja traktuje zgłoszenia poważnie i profesjonalnie.
Jak organizacja powinna traktować zgłoszenia anonimowe?
Zgłoszenia anonimowe są dopuszczalne i powinny być traktowane z należytą uwagą. Ze względu na brak możliwości weryfikacji tożsamości zgłaszającego i wyjaśnień, nie zawsze można przeprowadzić pełne postępowanie wyjaśniające. Mimo to organizacja powinna rozważyć każde anonimowe zgłoszenie i podjąć działania w zakresie dostępnym w oparciu o zgromadzone informacje. Warto promować wśród pracowników i współpracowników otwartą komunikację z możliwością podania swoich danych, co ułatwia sprawne rozpatrzenie zgłoszenia.
Jak zapewnić poufność i bezpieczeństwo komunikacji?
Wszystkie kanały komunikacji muszą być zabezpieczone technicznie i organizacyjnie, tak aby chronić dane osobowe i tożsamość sygnalistów. Dostęp do zgłoszeń powinny mieć wyłącznie osoby wyznaczone i przeszkolone w zakresie ochrony danych i zasad poufności. Organizacja powinna stosować systemy szyfrowania danych i bezpiecznego archiwizowania dokumentacji związanej z zgłoszeniami. Ochrona poufności jest kluczowa dla zapobiegania działaniom odwetowym i budowania zaufania do systemu zgłoszeń.
Jak reagować w sytuacji, gdy sygnalista skarży się na utrudnienia w komunikacji lub obawia się działań odwetowych?
Organizacja musi wdrożyć mechanizmy ochronne, które zapewnią sygnaliście bezpieczne i anonimowe zgłoszenie. Sygnalista powinien mieć łatwy dostęp do wszystkich informacji o przysługujących mu prawach i procedurach. W sytuacjach zagrożenia sygnalista może liczyć na wsparcie prawne i organizacyjne – firmy często współpracują z kancelariami prawnymi. Przeciwdziałanie działaniom odwetowym jest obowiązkiem organizacji i podlega sankcjom prawnym.
Czy pracownicy organizacji są informowani o procedurach komunikacji z sygnalistą?
Tak, obowiązkiem pracodawcy jest regularne szkolenie i informowanie pracowników o prawie do zgłaszania nieprawidłowości oraz dostępnych kanałach komunikacji. Pracownicy powinni znać zasady postępowania, jakie następują po zgłoszeniu, oraz mechanizmy ochrony zgłaszającego. Skuteczna komunikacja wewnętrzna podnosi świadomość i zachęca do korzystania z systemu zgłoszeń w sposób odpowiedzialny i bezpieczny.
Jakie obowiązki ma organizacja względem sygnalistów w zakresie komunikacji?
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie nieprzekraczającym 7 dni roboczych od jego otrzymania, o ile to możliwe, zapewnienie informacji o prawach sygnalisty i możliwości ochrony, zapewnienie informacji zwrotnej o rezultatach rozpatrzenia zgłoszenia, ścisła poufność i ochrona danych osobowych sygnalisty, przeciwdziałanie wszelkim formom działań odwetowych wobec sygnalistów.
Dlaczego warto skorzystać z pomocy prawnika lub specjalistów ds. compliance w zakresie komunikacji z sygnalistami?
Specjaliści pomogą zaprojektować i wdrożyć bezpieczne i skuteczne kanały komunikacji, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Zapewnią zgodność procedur z ustawą o ochronie sygnalistów i RODO. Pomogą w szkoleniu pracowników i budowaniu kultury organizacyjnej opartej na otwartości i zaufaniu. Będą wspierać organizację w komunikacji z sygnalistami, rozpatrywaniu zgłoszeń i ochronie praw sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Profesjonalne wsparcie to gwarancja minimalizacji ryzyk prawnych i reputacyjnych.