- Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające -

Czym jest wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?

Gdy uda nam się już zbudować system dla sygnalistów, wybraliśmy odpowiednie osoby do obsługi zgłoszeń, dzięki komunikacji i szkoleniom pracownicy wiedzą po co i jak korzystać z systemu – zaczynają się pojawiać pierwsze zgłoszenia od sygnalistów. Tu mamy pierwszy poważny test, czy uda się utrzymać zaufanie pracowników. Wszystkie zgłoszenia muszą być procedowane sprawnie i rzetelnie, z naciskiem na ochronę sygnalisty i zachowaniem poufności. Wszystko to co wcześniej umieściliśmy w Procedurze Wewnętrznej, nasze zobowiązanie co do tego jak będziemy postępowali ze zgłoszeniem, musi zostać zrealizowane w praktyce.

Należy pamiętać, że każde zgłoszenie będzie inicjowało wewnętrzne postępowanie wyjaśniające. Nie oznacza to, że każdy przypadek będzie wymagał prowadzenia dochodzenia na miarę działań prokuratury, większość spraw znajdzie swoje rozwiązanie już na początkowych etapach postępowania.

Nie ma przepisów rangi ustawowej, które regulują prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Należy opierać się na wewnętrznych regulacjach i procedurach firmowych, dobrych standardach, a w skomplikowanych przypadkach należy posiłkować się Kodeksem Postępowania Karnego.

Dobrze mieć z góry ustalony plan postępowania z każdym zgłoszeniem, określenie kolejnych etapów i zestaw obowiązkowych czynności, które trzeba wykonać w każdym przypadku.

Jak przebiega weryfikacja zgłoszenia sygnalisty w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego? 

Na początku należy przeprowadzić wstępną analizę i kwalifikację każdego zgłoszenia. W ramach wdrożenia systemu, które oferujemy w kancelarii Kopeć & Zaborowski przygotowaliśmy checklistę kilkunastu pytań, które należy sobie zadać analizując nowe zgłoszenie np.:

• Czy naruszenie opisywane w zgłoszeniu jest objęte Procedurą zgłoszeń wewnętrznych?
• Czy opisane naruszenie jest przestępstwem?
• Czy jest potrzeba natychmiastowych działań np. zgłoszenia do organów ścigania, zabezpieczenia dowodów?
• Czy możliwy jest kontakt z sygnalistą i uzyskanie dodatkowych informacji?
• Czy jest to incydent typowy, powtarzalny, czy niestandardowy?
• Czy zachodzi znaczne ryzyko start dla organizacji?

Dzięki odpowiedziom na te pytania można ustalić priorytet sprawy i zdefiniować kolejne działania w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym.

Jaki jest cel wewnętrznego postępowania wyjaśniającego?

Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające ma nam przynieść odpowiedź, czy do danego naruszenia rzeczywiście doszło, kto jest odpowiedzialny i jakie działania naprawcze wdrożyć by zminimalizować ryzyko powtórzenia się podobnego przypadku w przyszłości.

Najważniejszym zadaniem będzie obiektywne ustalenie stanu faktycznego.

Jak powinien wyglądać plan wewnętrznego postępowania wyjaśniającego?

Ustalenie faktów i wyjaśnienie sprawy będzie wymagało planu, później w trakcie postępowania, może on ulegać zmianom ze względu na informacje, które uda się zebrać, niemniej należy ustalić choćby wstępny zarys działań.

• Gromadzenie informacji – Czy mamy już wszystkie potrzebne informacje, gdzie i jak można je zdobyć?
• Networking – Jakie zasoby i działy należy zaangażować do wyjaśnienia sprawy (IT, HR, Dział Prawny)?
• Gromadzenie dowodów – Z kim przeprowadzić ewentualne rozmowy wyjaśniające? Gdzie szukać dowodów?
• Pomoc – Czy jesteśmy w stanie poradzić sobie sami, czy potrzebna jest konsultacja i pomoc ekspertów?

Jakie dowody gromadzi się w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego? 

• Dowody elektroniczne – dane z komputerów, serwerów, telefonów komórkowych,
• Dokumenty pisemne – umowy, faktury, korespondencja -email, protokoły,
• Zeznania świadków,
• Dane finansowe – analiza rachunków bankowych, transakcji, kosztorysów budżetów,
• Nagrania audio i video – CCTV, nagrania wideokonferencji i rozmów telefonicznych,
• Ekspertyzy i opinie ekspertów,
• Dane z HR – Historia zatrudnienia i dane osobowe.

Czy w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego prowadzi się rozmowy z pracownikami.

W wielu przypadkach rozmowy z pracownikami to najlepszy i niezbędny sposób na ustalenie stanu faktycznego, aczkolwiek jest to jeden z trudniejszych elementów każdego postępowania wyjaśniającego. Jest szereg zasad i wytycznych, o których należy pamiętać, już od zaproszenia na rozmowę, podczas jej trwania i tworzeniu dokumentacji, po rozmowie.

Wszystkie te szczegółowe informacje przekazujemy podczas wdrożenia systemów dla sygnalistów, tak aby w tej stresującej sytuacji, osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń czuły się pewnie.

Najważniejsze to poszanowanie godności pracownika, z którym przeprowadzamy rozmowę. Zawsze należy też brać pod uwagę, że stawiane zarzuty mogą się nie potwierdzić. I oczywiście należy położyć szczególny nacisk na dyskrecję i dbanie o poufność całego procesu. Warto o tym pomyśleć już na etapie organizowanie spotkania, nieodpowiedni wybór miejsca i czasu może łatwo zniweczyć wysiłki związane z zachowaniem poufności.

Jak przebiega ocena zebranego materiału w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego? 

Zebrany materiał dowodowy i przeprowadzone rozmowy wyjaśniające doprowadzą do potwierdzenia lub zaprzeczenia, że nieprawidłowości będące przedmiotem zgłoszenia miały faktycznie miejsce. Niezależnie od tego zawsze muszą towarzyszyć temu wnioski i odpowiedzi na takie pytania jak:

• Dlaczego doszło do naruszeń, lub dlaczego ktoś miał takie podejrzenia?
• Jakie konsekwencje i wobec kogo należy zastosować?
• Jak zabezpieczyć się na przyszłość? 

Jakie są przykładowe działania naprawcze wynikające z przeprowadzonego wewnętrznego postępowania wyjaśniającego? 

 Działania naprawcze są rezultatem wyprowadzonych wniosków i mogą to być, m.in.:

• aktualizacja wewnętrznych procedur lub opracowanie nowych,
• likwidacja szkód,
• konsekwencje służbowe,
•  analiza luk i audyt procesów,
• wzmożona komunikacja i szkolenia,
• nagroda dla sygnalisty.

Z czego powinien składać się raport końcowy z wewnętrznego postępowania wyjaśniającego? 

Raport końcowy jest to poufny dokument, który ma ściśle określone grono odbiorców,  i stanowi podsumowanie wszystkich podjętych działań i rezultatów wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Raport powinien zawierać takie elementy jak:

• okoliczności wykrycia incydentu,
• wykaz zebranych dowodów,
• dokumentacja z rozmów wyjaśniających,
• wskazanie, czy doszło do naruszeń, czy nie,
• co się stało, kiedy i kto jest odpowiedzialny,
• podjęte działania naprawcze,
• wnioski na temat zidentyfikowanych luk w procesach,
• rekomendacje na przyszłość. 

Podsumowanie

Zaprezentowaliśmy tu bardzo ogólny opis wewnętrznych postępowań wyjaśniających, ale już z tego widać, że może (ale nie musi) być to proces skomplikowany, wymagający zapoznania się z zasadami i wytycznymi, ale również wymagający doskonałej znajomości firmy, ludzi i procesów w niej działających. Dlatego tak ważny jest wybór odpowiedniej osoby w organizacji, która otrzyma zadanie obsługi zgłoszeń sygnalistów. Musi być ktoś cieszący się dużym zaufaniem i szacunkiem. Dobrze, gdy jest to osoba pełniąca kierownicze stanowisko, gdyż sprawne prowadzenie postępowania wyjaśniającego wymaga wydawania poleceń i egzekwowania ich wykonania.

Plany, dokumenty, listy zadań, szkolenia i konsultacje są elementem naszej oferty. Celem naszych działań jest przygotowanie wybranych osób do prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających w ustrukturyzowany, skuteczny i zgodny z prawem sposób.

Masz problem? Potrzebujesz wsparcia w zakresie wewnętrznych postępowań wyjaśniających? Nie zwlekaj!

Skontaktuj się z nami!

Zapraszamy także do zapoznania się z ofertą dot. SYGNALISTÓW.