- Ochrona sygnalistów -

23 października 2019 roku Parlament Europejski i Rada UE przyjęły dyrektywę 2019/1937 o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Państwa członkowskie dostały dwa lata na implementacje zapisów dyrektywy do prawodawstw krajowych. W maju 2024 tylko dwa kraje nie zrealizowały tego obowiązku, Estonia i niestety Polska. Skutkiem tego, są kary finansowe nałożone na nasz kraj przez TSUE. W związku z tym prace nad projektem ustawy wdrażającej dyrektywę znacznie przyspieszyły. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Opieki Społecznej przygotowało kolejny projekt Ustawy (chyba już 13!), a Rada Ministrów go przyjęła i skierowała do prac sejmowych. Wszystko wskazuje na to, że mimo wielu zastrzeżeń do projektu, które są wysuwane przez różne środowiska, pracodawców, związki zawodowe i organizacje pozarządowe, ustawa o ochronie sygnalistów zostanie przyjęta w połowie 2024 roku.

Cel ustawy

Zarówno dyrektywa UE jak i polska ustawa mają w tytule ochronę, bo rzeczywiście te przepisy mają chronić osoby, które w dobrej wierze informują organy publiczne lub pracodawcę o naruszeniach prawa, które zaobserwowały w związku z wykonywaniem swojej pracy. Celem nadrzędnym jest jednak to, żeby poprzez zapewnienie ochrony zmobilizować pracowników do zgłaszania nieprawidłowości i tym samym skuteczniej wykrywać i przeciwdziałać poważnym naruszeniom prawa, stratom finansowym, ogólnie chronić interes publiczny. Prowadzone badania i statystyki jasno pokazują, że zgłoszenia sygnalistów są najskuteczniejszym sposobem osiągnięcia tego celu. I dlatego przepisy o ochronie sygnalistów mają tak wielkie znacznie.

Czego mogą dotyczyć zgłoszenia?

Ochronie będą podlegali sygnaliści, którzy zdecydują się zgłosić naruszenie prawa, czyli działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa i dotyczące:

• Wolności i praw człowieka i obywatela
• Korupcji
• Prawa pracy
• Zamówień publicznych
• Usług, produktów i rynków finansowych
• Przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finasowaniu terroryzmu
• Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
• Bezpieczeństwa transportu
• Ochrony środowiska
• Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
• Bezpieczeństwa żywności i pasz
• Zdrowia i dobrostanu zwierząt
• Zdrowia publicznego
• Ochrony konsumentów
• Ochrony prywatności i danych osobowych
• Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
• Interesów finansowych Skarbu Państwa RP, samorządu terytorialnego oraz UE
• Rynku wewnętrznego UE

Jak widać jest to bardzo szeroki katalog i każdy pracownik może się zetknąć z naruszeniami prawa opisanymi w tym katalogu. Dodatkowo każdy pracodawca w ramach procedury wewnętrznej może przewidzieć możliwość zgłaszania innych naruszeń obowiązujących u niego regulacji i standardów etycznych. Warto z tego skorzystać, uzyskanie wiedzy na temat nieprawidłowości występujących we własnej organizacji i możliwość szybkiej reakcji będzie na pewno wartością dodaną dla każdego pracodawcy. Wdrażanie obowiązkowych rozwiązań ustawowych można wykorzystać do ochrony własnych interesów, usprawnienia zarządzania i zwiększenia efektywności.

Sygnalista

Sygnalistą jest każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą:

• Pracownik
• Pracownik tymczasowy
• Osoba świadcząca pracę na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy np. na podstawie umowy cywilnoprawnej
• Przedsiębiorca
• Akcjonariusz lub wspólnik
• Członek organów
• Osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy
• Stażysta
• Wolontariusz
• Praktykant
• Funkcjonariusz Policji, ABW, AW, CBA etc.
• Żołnierz
• Kandydat do pracy

Podsumowując, sygnalistą może być każda osoba wykonująca pracę, bez względu na rodzaj stosunku prawnego, który jest jej podstawą.

Ochrona sygnalisty

Sygnalista podlega ochronie ustawowej, od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywana informacja:

• Jest prawdziwa (fałszywe zgłoszenia skutkują odpowiedzialnością karną)
• Opisuje naruszenie prawa dotyczącego jednej z kategorii wymienionych powyżej

Oznacza, to że nie trzeba mieć solidnych dowodów na poparcie swoich informacji, wystarczy podejrzenie i przeświadczenie, że ma się do czynienia z naruszeniem prawa. Nie musi to być też naruszenie, które już się dokonało, pamiętajmy, że zabronione jest już samo przygotowanie, czy usiłowanie popełnienia przestępstwa.

Najważniejszym środkiem ochrony sygnalisty jest całkowity zakaz działań odwetowych, a również ich próby lub groźby zastosowania takich działań.

Przez działania odwetowe rozumiemy bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które spowodowane zgłoszeniem, które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub wyrządzić szkodę sygnaliście, w tym również niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Jeśli pracownik jest lub ma być zatrudniony na umowę o pracę chodzi o wszelkie przejawy niesprawiedliwego lub niezasadnego traktowania, m.in.:

• Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę
• Obniżenie wynagrodzenia
• Wstrzymanie awansu
• Przeniesienie na niższe stanowisko
• Zawieszenie
• Niekorzystana zmiana miejsca wykonywanej pracy
• Nałożenie środka dyscyplinarnego
• Przymus, wymuszanie lub wykluczenie
• Mobbing i dyskryminacja
• Działania zmierzające do utrudnienia znalezienia pracy w przyszłości         

Nie oznacza to, że w stosunku do sygnalisty w żadnym przypadku nie można zastosować takich środków, ale to pracodawca, będzie musiał udowodnić przed sądem, że podjęte działania nie miały związku ze zgłoszeniem, a były uzasadnione innymi obiektywnymi przesłankami. Dokonanie zgłoszenia nie powoduje, że pracownik staje się „nietykalny” i gdy popełni naruszenia pracownicza będzie normalnie ponosił odpowiedzialność.

Jeśli praca jest świadczona na podstawie innego stosunku prawnego lub polega na świadczeniu usług działania odwetowe nie mogą polegać w szczególności na:

• Wypowiedzeniu umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług
• Odstąpienia od takiej umowy
• Nałożeniu obowiązku
• Odmowie przyznania, ograniczeniu lub odebraniu uprawnienia np. koncesji, zezwolenia lub ulgi

Dokonanie zgłoszenia nie może być również podstawą odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób np.: zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów RODO oraz obowiązku zachowania tajemnicy. W przypadku wszczęcia takich postępowań, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Sygnalista nie może zrzec się swoich praw przyznanych przez Ustawę i nie może dobrowolnie przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę jaką jego zgłoszenie wywołało innym osobom lub podmiotom.

Również wszelkie umowy, czy porozumienia np. NDA, lub wewnętrzne regulacje pracodawcy, które mogłoby ograniczać prawa sygnalisty i możliwość dokonania zgłoszenia będą uznane za nieważne.

Konsekwencje działań odwetowych

Sygnalista, który padł ofiarą działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne wynagrodzenie.

Za działania odwetowa przewidziana jest również sankcja karna dla osoby, która się tego dopuszcza. Jest to grzywna, kara ograniczenia wolności, lub pozbawienia wolności do lat 3. Jeśli jednak sprawca działa w sposób uporczywy może u grozić kara pozbawienia wolności do lat 3.

Podobnie osoba, która utrudnia lub uniemożliwia dokonanie zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności i pozbawienia wolności do roku. Jeśli jednak stosuje przy tym przemoc, groźbę lub podstęp kara pozbawienia wolności wzrasta do lat 3.

 Obowiązki pracodawców

 Jak widać z powyższego ustawa w znaczny sposób wpłynie na cały rynek pracy w Polsce. Sygnalistą może zostać każda osoba wykonująca pracę, a ochronę muszą zapewnić pracodawcy tudzież organy publiczne.

Szczególne wymogi dotyczą pracodawców, dla których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Dotyczy to oczywiście wszystkich podmiotów zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego. Co więcej podmioty prowadzące działalność w zakresie usług finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska podlegają wymogom ustawy nawet jeśli zatrudniają mniej  niż 50 osób.

Ogólnie rzecz ujmując, pracodawca musi zapewnić pracownikom warunki pozwalające dokonywać zgłoszeń w sposób bezpieczny i odpowiednio postępować ze zgłoszeniami. Ustawa o ochronie sygnalistów wymienia szczegółowe wymogi, które należy spełnić, żeby wypełnić te obowiązki.

Po pierwsze, pracodawca musi opracować i przyjąć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która szczegółowo opisuje sposoby dokonywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych, czyli wszystkiego co następuje po otrzymaniu zgłoszenia. Dokument ten nie ma jednego ustalanego wzoru, w każdej organizacji będzie wyglądał inaczej, musi odpowiadać warunkom organizacyjnym i strukturze konkretnego zakładu pracy. Dodatkowo musi on zostać skonsultowany z przedstawicielami pracowników.

Wewnętrzna procedura, zawiera:

• Wskazanie wyznaczonej jednostki organizacyjnej (dział prawny, compliance, HR, Zarząd) lub osoby (oficer compliance, szef HR, prezes)  upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, prowadzenia komunikacji z sygnalistą i udzielania mu wiążących informacji zwrotnych.

Można wyznaczyć również podmiot zewnętrzny, który świadczy profesjonalne usługi w tym zakresie np. kancelarię prawną. Wybór takiego podmiotu musi być przemyślany, na rynku można znaleźć oferty wielu firm, które dostarczają oprogramowanie do obsługi zgłoszeń, ale nie gwarantują odpowiedniego postępowania ze zgłoszeniami, a ostatecznie odpowiedzialność i tak ponosi pracodawca.

• Stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, które co najmniej zawierają możliwość zgłoszeń pisemnych i ustnych. Może to być adres e-mail, formularz zgłoszeniowy on-line, infolinia telefoniczna i możliwość spotkania indywidualnego.

• Wskazanie, czy pracodawca dopuszcza możliwość zgłoszeń anonimowych i sposób postępowania z tymi zgłoszeniami.

• Konieczność potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni i zachowanie maksymalnego terminu 3 miesięcy na przekazanie informacji zwrotnej.

• Opisanie procedury postępowania ze zgłoszeniem i podejmowanych czynności następczych. Muszą to być działania zapewniające poufność i ochronę sygnaliście oraz gwarantujące realne reakcje na zgłoszone naruszenia.
•  Zrozumiałe informacje na temat prawa sygnalisty do dokonania zgłoszenia poza organizacją, czyli tzw. zgłoszenia zewnętrze i ujawnienie publiczne.

To są wymogi minimum, ale i tak każdy z tych punktów wymaga szczegółowego zaplanowania i opisania w procedurze. Dodatkowo warto zawrzeć jeszcze wskazanie innych naruszeń, ważnych z punktu widzenia pracodawcy, które sygnalista może zgłaszać, a także określenie systemu zachęt do korzystania z systemu zgłoszeń.

Skuteczna, otwarta komunikacja do pracowników powinna być priorytetem każdego pracodawcy. Trzeba zrobić wszystko, żeby pracownicy mieli zaufanie do systemu zgłoszeń wewnętrznych i nie bali się informować o nieprawidłowościach. Po pierwsze daje to szansę pracodawcy na identyfikowanie zagrożeń i tym samym ochronę własnych interesów. Po drugie dobrze zorganizowany i bezpieczny system zgłoszeń wewnętrznych ograniczy chęć dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, które zawsze będą się wiązały z utratą kontroli nad sytuacją, reakcją organów publicznych i wyciekiem do wiadomości publicznej.

Obowiązkiem pracodawców jest  też, prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa konkretnie określa wymogi jakie musi spełniać taki rejestr,

Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienie publiczne

Sygnalista nie musi skorzystać ze zgłoszenia wewnętrznego. Jeśli nie czuje się bezpiecznie, nie ufa w realne działania i dobrą wolę pracodawcy, zawsze może dokonać zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego, właściwego ze względu na charakter naruszenia, organu publicznego.

Zarówno RPO jaki każdy organ publiczny, będą musiały opracować i przyjąć procedurę przyjmowania i obsługi zgłoszeń zewnętrznych.  Zakres i wymogi tej procedury są podobne do wyżej opisanej procedury wewnętrznej. Pamiętajmy, że te organy często są również pracodawcami zatrudniającymi ponad 50 osób, więc ustawa nakłada na nie konieczność opracowania dwóch procedur!

W szczególnych przypadkach sygnalista ma prawo dokonać ujawnienia publicznego, czyli podać informacje o naruszeniu do wiadomości publicznej np. do prasy.

Może to zrobić jeśli wcześniej dokonał zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub tylko zewnętrznego, jednak nie spotkało się ono z żadną reakcją, nie uzyskał w terminie odpowiedzi zwrotnej i nie podjęto działań następczych.

Ujawnienie publiczne będzie uzasadnione również, gdy sygnalista ma podstawy by sądzić, że

• Naruszenie stanowi bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, a szkoda może być nieodwracalna.
• Zgłoszenie narazi go na działania odwetowe
• Szczególne okoliczności sprawy powodują, że istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego działania organu publicznego.

Nasza oferta

W tym krótkim tekście, zwracamy uwagę tylko na najważniejsze elementy i obowiązki związane z ustawą o ochronie sygnalistów. Nie powiedzieliśmy jeszcze o wielu innych aspektach, takich jak ochrona danych osobowych wszystkich osób wymienionych w zgłoszeniu, ochrona poufności całego procesu, o tym kogo wybrać do obsługi zgłoszeń, o zasadach prowadzenia postępowań wyjaśniających.

W KKZ przygotowaliśmy usługę, która polega na kompleksowym wsparciu organizacji we wdrożeniu skutecznego i zgodnego z wymogami systemu zgłoszeń wewnętrznych. W podstawowej wersji opracowujemy procedury, wszelkie niezbędne dokumenty, prowadzimy szkolenia, przygotowujemy osoby odpowiedzialne do wykonywania nowych zadań i rekomendujemy platformę on-line, dzięki której zgłaszanie i obsługa zgłoszeń będą odpowiednio zorganizowane. Oferujemy też rozszerzony pakiet usług, w którym to przejmujemy na siebie niemal wszystkie obowiązki związane z wdrożeniem i obsługą zgłoszeń.

W tekście napomknęliśmy tylko o obowiązkach organów publicznych związanych z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń zewnętrznych. Tu też możemy pomóc, zwłaszcza przy tworzeniu procedury zgłoszeń zewnętrznych, która będzie obowiązkowa dla wielu instytucji.

Masz pytania dotyczące ochrony sygnalistów? Nie czekaj dłużej!

Skontaktuj się z nami!