Zoll- und Steuerprüfung – Rechte des Steuerpflichtigen und Verteidigungsstrategie

Zoll- und Steuerprüfung – Rechte des Steuerpflichtigen und Verteidigungsstrategie

Die Zoll- und Steuerprüfung ist ein besonderes Prüfungsverfahren, das von den Behörden der Nationalen Steuerverwaltung durchgeführt wird und vor allem im Gesetz vom 16. November 2016 über die Nationale Steuerverwaltung geregelt ist [1]. Ihr Umfang kann unter anderem die Einhaltung steuerrechtlicher, zollrechtlicher und devisenrechtlicher Vorschriften sowie die Veranstaltung und Durchführung von Glücksspielen umfassen. Aus Sicht von Unternehmern ist entscheidend, dass die Zoll- und Steuerprüfung stärker formalisiert und grundsätzlich belastender ist als eine klassische Steuerprüfung nach der Abgabenordnung.

Für Vorstände, Unternehmenseigentümer und Compliance-Abteilungen lautet die zentrale Frage nicht nur, wie man sich auf eine Steuerprüfung vorbereitet, sondern auch, wie sich prozessuale, finanzielle und steuerstrafrechtliche Risiken vom ersten Tag der Maßnahmen an begrenzen lassen.

Zoll- und Steuerprüfung und Steuerprüfung - die wichtigsten Unterschiede

In der Praxis werden die Begriffe „Zoll- und Steuerprüfung“ und „Steuerprüfung“ bisweilen synonym verwendet, derzeit ist jedoch der erste Begriff maßgeblich. Die Steuerprüfung im früheren Verständnis wurde durch Lösungen ersetzt, die im Rahmen der Nationalen Steuerverwaltung funktionieren. Für Unternehmer sind insbesondere folgende Merkmale dieses Verfahrens wichtig:

• Die Prüfung kann auf Grundlage einer Prüfungsanordnung ohne vorherige Ankündigung eingeleitet werden.
• Die Behörde verfügt über weitreichende Befugnisse zur Beweiserhebung.
• Die Maßnahmen können Dokumente, Buchhaltungssysteme sowie Finanz- und Warenströme betreffen.
• Das Prüfergebnis kann zu einem Steuerverfahren oder zu steuerstrafrechtlichen Maßnahmen führen.

Eine ausführlichere Darstellung des Ablaufs und der Risiken im Zusammenhang mit der Zoll- und Steuerprüfung findet sich auch in den von KKZ vorbereiteten Materialien.

Rechte des Steuerpflichtigen während der Prüfung

Die Rechte des Steuerpflichtigen während einer Prüfung beschränken sich nicht auf den bloß passiven Empfang von Schriftstücken und die Herausgabe von Unterlagen. Der Unternehmer hat das Recht, den Verlauf des Verfahrens aktiv zu beeinflussen, Erklärungen abzugeben und auf die Vollständigkeit des Beweismaterials zu achten. Der Umfang dieser Befugnisse hängt vom Stadium der Maßnahmen und von der konkreten Rechtsgrundlage ab, umfasst jedoch in der Regel:

• das Recht, eine Prüfungsanordnung für die Durchführung der Prüfung zu erhalten,
• das Recht, einen Bevollmächtigten zu bestellen, einschließlich eines professionellen Vertreters,
• das Recht, an Prüfungshandlungen teilzunehmen, sofern die Vorschriften und die Art der Handlung dies zulassen,
• das Recht, Erklärungen abzugeben und Einwände gegen die Feststellungen der Behörde zu erheben,
• das Recht auf Akteneinsicht nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften,
• das Recht auf Schutz des Berufsgeheimnisses und anderer gesetzlich geschützter Informationen,
• das Recht, Maßnahmen der Behörde anzufechten, wenn sie den Umfang der Prüfungsanordnung überschreiten oder gegen Verfahrensvorschriften verstoßen.

Von Bedeutung ist auch Art. 121 der Abgabenordnung, wonach das Verfahren in einer Weise zu führen ist, die Vertrauen in die Steuerbehörden schafft [2]. Dies bedeutet keine Beschränkung der Befugnisse der Behörde, bietet aber eine Grundlage für die Beurteilung, ob die Art und Weise der Maßnahmen verhältnismäßig und rechtskonform ist.

Wie man sich im Unternehmen auf eine Steuerprüfung vorbereitet

Die Frage, wie man sich auf eine Steuerprüfung vorbereitet, sollte nicht erst dann gestellt werden, wenn die Prüfer bereits den Unternehmenssitz betreten. Von größter Bedeutung ist die vorherige Ordnung der internen Prozesse. Das gilt besonders für Unternehmen in regulierten Branchen, für Marktteilnehmer im internationalen Handel oder für Unternehmen, die große Mengen an Buchhaltungsdaten verarbeiten.

Bereiche, die vor der Prüfung überprüft werden sollten

1. Vollständigkeit der Buchhaltungs-, Steuer- und Unternehmensdokumentation.
2. Konsistenz von JPK-Dateien, Steuererklärungen, Umsatzsteuerregistern und Ausgangsdokumenten.
3. Verfahren für den Dokumentenumlauf und die Zahlungsfreigabe.
4. Umfang der Vertretungsbefugnisse der für den Kontakt mit der Behörde verantwortlichen Personen.
5. Risiken im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Abrechnungen, Verrechnungspreisen und dem tatsächlichen Ablauf von Transaktionen.

Die interne Überprüfung sollte auch jene Bereiche erfassen, in denen mögliche Unregelmäßigkeiten nicht nur zu einer Steuernachforderung, sondern auch zu steuerstrafrechtlicher oder strafrechtlicher Haftung führen können. Ein Beispiel dafür sind Fälle im Zusammenhang mit der Buchführungsdokumentation. In diesem Kontext kann das Material zur strafrechtlichen Verantwortung für die unzuverlässige Führung von Handelsbüchern hilfreich sein.

Verteidigungsstrategie während einer Zoll- und Steuerprüfung

Eine wirksame Verteidigungsstrategie besteht nicht darin, sämtliche Feststellungen der Behörde automatisch anzufechten. Eine solche Praxis schwächt häufig die Glaubwürdigkeit des Unternehmers. Bessere Ergebnisse bringt ein strukturiertes Vorgehen auf der Grundlage von Fakten, Fristen und Beweismitteln.

Zentrale Elemente der Strategie

• Schnelle Analyse des Prüfungsumfangs - es ist festzustellen, worauf sich die Prüfungsanordnung genau bezieht und welche Besteuerungszeiträume sie umfasst.
• Sicherung von Unterlagen und Daten - wichtig ist die Wahrung der Integrität des Beweismaterials sowie die Kontrolle über die Weitergabe von Informationen.
• Eine zentrale Kommunikationsstelle - der Kontakt mit der Behörde sollte über benannte Personen erfolgen, idealerweise unter Einbindung eines Bevollmächtigten.
• Überprüfung der Behauptungen der Behörde - jede Feststellung sollte mit den Ausgangsdokumenten und den geschäftlichen Realitäten abgeglichen werden.
• Bewertung des steuerstrafrechtlichen Risikos - wenn die Sache Handlungen nach dem Steuerstrafgesetzbuch betreffen kann, muss die Verteidigung auch diese Dimension berücksichtigen [3].

In der Praxis ist es besonders wichtig, einen Fehler von einem Scheinverhalten oder einem unredlichen Handeln zu unterscheiden. Diese Unterscheidung ist oft entscheidend für die Haftung von Vorstandsmitgliedern, dem Hauptbuchhalter, dem Finanzdirektor oder Personen, die die Angelegenheiten der Gesellschaft tatsächlich führen.

Die häufigsten Fehler von Unternehmern während der Prüfung

Eine Steuerprüfung oder Zoll- und Steuerprüfung deckt häufig nicht so sehr das ursprüngliche Steuerproblem auf, sondern vielmehr Fehler, die bereits in der Reaktion auf die Maßnahmen der Behörde gemacht wurden. Am häufigsten sind dies:

• chaotische Weitergabe von Unterlagen ohne vorherige Analyse,
• Abgabe widersprüchlicher Erklärungen durch verschiedene Personen im Unternehmen,
• fehlende Unterscheidung zwischen verpflichtenden Informationen und überflüssigen Informationen,
• Missachtung verfahrensrechtlicher Fristen,
• fehlende Bewertung, ob sich die Sache zu einem Steuerstrafverfahren oder Strafverfahren entwickeln kann.

In komplexeren Fällen ist oft eine parallele steuerliche, verfahrensrechtliche und reputationsbezogene Analyse erforderlich. Das betrifft insbesondere Unternehmen, deren Tätigkeit von Beziehungen zu Regulierungsbehörden, Geschäftspartnern und Finanzinstituten abhängt.

Bedeutung des Bevollmächtigten und interner Unterstützung

Bei einer vielschichtigen Zoll- und Steuerprüfung sollte der Unternehmer in einem Teammodell handeln. Dazu gehören Vorstand, Finanzen, Buchhaltung, Compliance, IT und Rechtsanwälte. Die Rolle des Bevollmächtigten beschränkt sich nicht allein auf die Erstellung von Schriftsätzen. Ebenso wichtig sind das Management des Beweisrisikos, die Überwachung der Kommunikation mit der Behörde und die Vorbereitung des Unternehmens auf mögliche weitere Verfahrensschritte.

Dieses Material hat Informationscharakter und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenn eine konkrete Verfahrenssituation bewertet werden muss, empfiehlt sich eine Analyse des Sachverhalts und der Unterlagen durch Kontaktaufnahme mit dem Team über die Website der Kanzlei Kopeć & Zaborowski.

FAQ

Kann eine Zoll- und Steuerprüfung ohne vorherige Ankündigung beginnen?

Ja. Das Gesetz über die Nationale Steuerverwaltung sieht die Möglichkeit vor, eine Zoll- und Steuerprüfung auf Grundlage einer Prüfungsanordnung ohne vorherige Benachrichtigung des Geprüften einzuleiten [1].

Welche Rechte des Steuerpflichtigen während der Prüfung haben die größte praktische Bedeutung?

Am wichtigsten sind das Recht, einen Bevollmächtigten zu bestellen, das Recht, Erklärungen und Einwände abzugeben, das Recht, Informationen über den Prüfungsumfang zu erhalten, sowie das Recht, Verfahrensverstöße anzufechten.

Wie bereitet man sich auf eine Steuerprüfung vor, wenn das Unternehmen noch keine Mitteilung erhalten hat?

Am besten führt man eine interne Prüfung der Dokumentation, der steuerlichen Verfahren und des Informationsflusses durch und benennt zudem die für den Kontakt mit den Behörden und für die Datensicherung verantwortlichen Personen.

Endet eine Steuerprüfung immer mit einer Steuerentscheidung?

Nein. Das Prüfergebnis kann zu einer Korrektur der Abrechnungen, zur Einleitung eines Steuerverfahrens oder zu weiteren Maßnahmen einschließlich steuerstrafrechtlicher Schritte führen. Dies hängt von den Feststellungen der Behörde und von der Reaktion des Geprüften ab.

Haften Vorstandsmitglieder persönlich für Unregelmäßigkeiten, die bei der Prüfung aufgedeckt werden?

Nicht in jedem Fall. Die Haftung hängt von der Rolle der betreffenden Person, dem Umfang ihrer Pflichten, dem Grad des Verschuldens und den Feststellungen zur tatsächlichen Führung der Angelegenheiten der Gesellschaft ab. Dies erfordert stets eine Bewertung des konkreten Sachverhalts.

Kann man während der Prüfung die Herausgabe bestimmter Dokumente verweigern?

Das hängt von der Grundlage des Verlangens und von der Art der Dokumente ab. Grundsätzlich hat die Behörde weitreichende Befugnisse, deren Ausübung muss sich jedoch innerhalb der gesetzlichen Grenzen und des Prüfungsumfangs bewegen. Zweifel erfordern eine laufende verfahrensrechtliche Analyse.

Literaturverzeichnis

[1] Gesetz vom 16. November 2016 über die Nationale Steuerverwaltung, GBl. 2016 Pos. 1947 in der jeweils geltenden Fassung.

[2] Gesetz vom 29. August 1997 - Abgabenordnung, GBl. 1997 Nr. 137 Pos. 926 in der jeweils geltenden Fassung.

[3] Gesetz vom 10. September 1999 - Steuerstrafgesetzbuch, GBl. 1999 Nr. 83 Pos. 930 in der jeweils geltenden Fassung.

Author: adw. Maciej Zaborowski, Managing Partner

E-mail: m.zaborowski@kkz.com.pl

tel.: +48 22 501 56 10

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