Unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern – wer haftet und welche Strafen drohen

Unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern – wer haftet und welche Strafen drohen

Die unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern bedeutet, dass diese nicht mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen, unvollständig, fehlerhaft oder so geführt werden, dass sich die wahre Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens nicht feststellen lässt. In der Praxis geht es sowohl um die fehlerhafte Erfassung von Geschäftsvorfällen als auch um das Weglassen von Belegen, Buchungen ohne zugrunde liegende Nachweise oder Verstöße gegen die Vorschriften des Rechnungslegungsgesetzes sowie gegen steuerrechtliche Bestimmungen [1][2]. Für die Geschäftsführung, Eigentümer und finanzverantwortlichen Personen bedeutet dies nicht nur das Risiko administrativer und steuerlicher Sanktionen, sondern auch eine strafrechtliche oder steuerstrafrechtliche Haftung.

Unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern - was das in der Praxis umfasst

Ob eine Unzuverlässigkeit vorliegt, hängt vom konkreten Sachverhalt ab. Grundsätzlich gelten Geschäftsbücher als unzuverlässig, wenn sie tatsächliche Geschäftsvorfälle nicht zutreffend abbilden. Es geht nicht nur um eine vorsätzliche Fälschung von Daten. Ein Risiko kann auch dann entstehen, wenn sich im Unternehmen fehlerhafte Verfahren verfestigen, die Kontrolle des Dokumentenflusses fehlt oder Buchungen ohne angemessene Prüfung geduldet werden.

Zu den häufigsten Beispielen zählen:

• die Erfassung von Kosten oder Erträgen in falschen Zeiträumen,
• das Auslassen eines Teils der Geschäftsvorfälle,
• Buchungen auf der Grundlage unzuverlässiger Belege,
• fehlende erforderliche Buchungen oder Buchungsbelege,
• eine Buchführung, die Kontrolle und Prüfung unmöglich macht,
• Abweichungen zwischen der Buchhaltungsdokumentation und dem tatsächlichen Geschäftsverkehr.

Aus Sicht des Unternehmers ist nicht nur der Fehler an sich maßgeblich, sondern auch seine Art, sein Ausmaß, seine Wiederholung sowie seine Auswirkungen auf öffentlich-rechtliche Abrechnungen. In manchen Fällen bleibt ein Fehler ein zivilrechtlicher oder organisatorischer Mangel. In anderen Fällen kann er als Straftat oder Ordnungswidrigkeit eingestuft werden.

Haftung für Geschäftsbücher - wer das Risiko trägt

Die Haftung für Geschäftsbücher trifft nicht ausschließlich die Person, die die Buchungen technisch vornimmt. Von zentraler Bedeutung ist Art. 4 Abs. 5 des Rechnungslegungsgesetzes, wonach der Leiter der Einheit für die Erfüllung der Pflichten im Bereich der Rechnungslegung verantwortlich ist - auch dann, wenn bestimmte Aufgaben einer anderen Person oder einem anderen Unternehmen übertragen werden [1].

Bei Kapitalgesellschaften ist der Leiter der Einheit grundsätzlich die Geschäftsführung. Das bedeutet, dass die Auslagerung der Buchhaltung an ein Buchhaltungsbüro oder einen angestellten Buchhalter die Haftung der Geschäftsführer nicht automatisch ausschließt. Die Übertragung von Aufgaben kann für die Verteilung der Verantwortung einer konkreten Person relevant sein, beseitigt aber nicht die gesetzliche Überwachungspflicht.

In der Praxis kann die Haftung mehrere Personengruppen betreffen:

• Mitglieder der Geschäftsführung oder den Unternehmer selbst,
• den Hauptbuchhalter oder Finanzdirektor,
• Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung, sofern sie schuldhaft gehandelt haben,
• die Person, die die Bücher in einem Buchhaltungsbüro führt,
• andere Personen, die tatsächlich Einfluss auf die Art der Erfassung von Geschäftsvorfällen nehmen.

Deshalb ist die Haftung des Buchhalters parallel zur Leitungs- und Organisationsverantwortung zu prüfen. In vielen Verfahren untersucht die Behörde nicht nur, wer die Buchung vorgenommen hat, sondern auch, wer Entscheidungen getroffen, ein bestimmtes Vorgehensschema akzeptiert oder den Mangel an Kontrolle geduldet hat.

Haftung des Buchhalters und der Geschäftsführer - rechtliche Grundlage

Das Rechnungslegungsgesetz sieht strafrechtliche Sanktionen für bestimmte Verstöße gegen rechnungslegungsbezogene Pflichten vor. Nach Art. 77 dieses Gesetzes wird, wer entgegen den Vorschriften das Nichtführen von Geschäftsbüchern, deren Führung entgegen den Vorschriften oder die Angabe unzuverlässiger Daten in diesen Büchern zulässt, mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder mit beiden Strafen zugleich bestraft [1].

Wenn die Unzuverlässigkeit der Geschäftsbücher Auswirkungen auf steuerliche Abrechnungen hat, können auch Vorschriften des Steuerstrafgesetzbuchs einschlägig sein. Dies betrifft insbesondere Situationen, in denen fehlerhafte Aufzeichnungen zu einer Verkürzung öffentlich-rechtlicher Forderungen, zur Verschleierung der Besteuerungsgrundlage oder zur Erschwerung einer Steuerprüfung führen [2]. Mehr zu dieser Risikokategorie erläutert der Abschnitt zum Steuerstrafrecht.

In bestimmten Sachverhalten können auch Vorschriften des Strafgesetzbuchs relevant sein, etwa wenn mangelhafte Dokumentation mit der Beurkundung falscher Tatsachen, Betrug, Handeln zum Nachteil der Gesellschaft oder der Verschleierung von Missständen zusammenhängt. Eine solche rechtliche Einordnung hängt stets von den konkreten Umständen ab.

Welche Strafen drohen bei unzuverlässiger Führung von Geschäftsbüchern

Die Sanktionen hängen von der rechtlichen Grundlage, dem Ausmaß des Verstoßes und dem Verschuldensgrad ab. In der Praxis sind insbesondere folgende Konsequenzen zu berücksichtigen:

• Geldstrafe,
• Einschränkung der Freiheit oder Freiheitsstrafe, sofern die jeweilige Vorschrift dies vorsieht,
• steuerstrafrechtliche Haftung, darunter Geldstrafen in Tagessätzen,
• steuerliche Folgen wie die Schätzung der Steuerschuld, Zinsen und steuerliche Sanktionen,
• zivilrechtliche Haftung gegenüber der Gesellschaft oder Vertragspartnern,
• Reputations- und Organisationsrisiken, darunter der Verlust des Vertrauens von Prüfern, Banken oder Investoren.

In Verfahren dieser Art ist entscheidend, ob vorsätzliches Handeln, grobe Fahrlässigkeit oder ein einmaliger Fehler vorlag. Bedeutung hat auch, ob die Gesellschaft Kontrollverfahren eingeführt hat, auf Warnsignale reagierte und nach Feststellung von Unregelmäßigkeiten Abhilfemaßnahmen ergriffen wurden.

Wie sich das Haftungsrisiko für Geschäftsbücher begrenzen lässt

Für Geschäftsführungen und Compliance-Abteilungen ist ein systematischer Ansatz entscheidend. Die bloße Auslagerung der Buchhaltung reicht nicht aus. Erforderlich sind Verfahren, Aufsicht und die Dokumentation von Entscheidungen.

Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:

1. eine klare Verteilung der Zuständigkeiten zwischen Geschäftsführung, Finanzen und Buchhaltung,
2. die regelmäßige Überprüfung der Richtigkeit von Buchungen und des Dokumentenflusses,
3. die Einführung von Freigabeprozessen für nicht standardisierte Vorgänge,
4. regelmäßige interne oder externe Audits,
5. die Analyse steuerlicher und strafrechtlicher Risiken bei wesentlichen Transaktionen,
6. Schulungen für Personen, die für Finanzen und Berichterstattung verantwortlich sind.

Werden Unregelmäßigkeiten festgestellt, zählt die Schnelligkeit der Reaktion. Die Sicherung von Unterlagen, die interne Klärung der Ursachen und die Bewertung der Verantwortung einzelner Personen können prozessual von erheblicher Bedeutung sein. Eine ausführlichere Darstellung dieser Problematik enthält der Beitrag zur strafrechtlichen Haftung wegen unzuverlässiger Führung von Geschäftsbüchern.

Bedeutung einer schnellen Analyse nach einer Prüfung oder nach Aufdeckung von Fehlern

Wird das Problem durch einen Prüfer, eine Steuerbehörde, einen Gesellschafter oder einen Hinweisgeber aufgedeckt, sollte sich die Bewertung der Situation nicht nur auf die Geschäftsbücher selbst, sondern auch auf die Entscheidungsprozesse im Unternehmen erstrecken. Das entscheidet häufig darüber, ob die Sache mit einer Korrektur, einem Steuerstreit oder einem Strafverfahren endet. Der Beitrag dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.

In Fällen, in denen ein Risiko von Sanktionen, eine Haftung der Geschäftsführung oder eine Haftung des Buchhalters besteht, ist eine schnelle Analyse der Dokumentation und des Aufsichtsmodells oft hilfreich. Daher empfiehlt es sich bei Bedarf, den konkreten Sachverhalt mit den Experten von KKZ über die Kanzlei-Website zu besprechen.

FAQ

Haftet für die unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern ausschließlich der Buchhalter?

Nein. Die Haftung kann auch den Leiter der Einheit, darunter die Mitglieder der Geschäftsführung, treffen. Die Übertragung der Buchführung auf eine andere Person schließt die gesetzliche Überwachungspflicht nicht aus [1].

Bedeutet ein Fehler in den Geschäftsbüchern immer strafrechtliche Haftung?

Nein. Die strafrechtliche Haftung hängt von der Art des Verstoßes, dem Verschuldensgrad und den Folgen ab. Ein Teil der Fehler hat organisatorischen oder steuerlichen Charakter, ohne die Tatbestandsmerkmale einer Straftat zu erfüllen.

Welche Vorschriften sehen Sanktionen für die unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern vor?

Von grundlegender Bedeutung ist das Rechnungslegungsgesetz, insbesondere Art. 77. Wenn die Unzuverlässigkeit steuerliche Abrechnungen beeinflusst, können auch Vorschriften des Steuerstrafgesetzbuchs Anwendung finden [1][2].

Übernimmt ein Buchhaltungsbüro die volle Haftung für Geschäftsbücher?

Nein. Ein Buchhaltungsbüro kann für eigene Handlungen haften, der Leiter der Einheit bleibt jedoch weiterhin für die Erfüllung der Pflichten im Bereich der Rechnungslegung nach dem Gesetz verantwortlich [1].

Was ist nach der Feststellung unzuverlässiger Buchungen in den Geschäftsbüchern zu tun?

Es sind das Ausmaß des Problems festzustellen, die Unterlagen zu sichern, die Auswirkungen auf Berichterstattung und Steuern zu analysieren und die Verantwortung der einzelnen Personen zu bewerten. In vielen Fällen kommt es auf die schnelle Einführung von Abhilfemaßnahmen an.

Kann die unzuverlässige Führung von Geschäftsbüchern eine Gesellschaft einer Prüfung aussetzen?

Ja. Fehler in der Buchführung können zu Steuerprüfungen, Zoll- und Steuerkontrollen, Audits oder internen Verfahren führen sowie Streitigkeiten mit Investoren, Gesellschaftern oder Banken auslösen.

Bibliografie

[1] Gesetz vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung, GBl. 2023 Pos. 120 in der geänderten Fassung.

[2] Gesetz vom 10. September 1999 - Steuerstrafgesetzbuch, GBl. 2024 Pos. 628 in der geänderten Fassung.

[3] Gesetz vom 6. Juni 1997 - Strafgesetzbuch, GBl. 2025 Pos. 383 in der geänderten Fassung.

Author: adw. Maciej Zaborowski, Managing Partner

E-mail: m.zaborowski@kkz.com.pl

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