Earn-out: Wie legt man KPIs und Kontrollregeln fest, um Streit zu vermeiden?

Earn-out: Wie legt man KPIs und Kontrollregeln fest, um Streit zu vermeiden?

Was ist ein Earn-out? Ein Earn-out ist ein Mechanismus zur Kaufpreisbestimmung in M&A-Transaktionen, bei dem ein Teil der Verkäufervergütung erst nach Closing fällig wird – vorausgesetzt, das Unternehmen erreicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums die vereinbarten Leistungskennzahlen (KPIs). In der Praxis hilft ein Earn-out, die unterschiedlichen Erwartungen der Parteien zur Unternehmensbewertung zu überbrücken. Gleichzeitig erhöht er jedoch das Streitpotenzial – etwa darüber, wie die Ergebnisse berechnet wurden und ob der Käufer durch die Unternehmensführung nach der Transaktion die KPI-Erreichung beeinflusst hat.

Warum es beim Earn-out häufig zu Streit kommt

Ein Earn-out funktioniert nur dann gut, wenn Definitionen, Datenquellen und Kontrollmechanismen präzise vereinbart sind. Andernfalls geht es im Streit meist nicht um die Grundidee, sondern um die Messmethodik und den Einfluss geschäftlicher Entscheidungen auf das Ergebnis. Typische Konfliktpunkte sind:

• unklare KPIs oder fehlende Definitionen von Rechnungslegungs- und operativen Begriffen,
• Änderungen von Rechnungslegungsgrundsätzen nach dem Erwerb, die Ergebnisse zwischen Perioden verschieben,
• Uneinigkeit darüber, ob Aufwendungen und Erträge „Einmaleffekte“ oder „laufende“ Posten sind,
• eingeschränkter Zugriff des Verkäufers auf Daten (Problem: Kontrolle der Ergebnisse nach dem Closing),
• Interessenkonflikte bei Entscheidungen, wenn der Käufer parallel seine eigene Gruppe optimiert.

Earn-out KPI festlegen: Grundsätze zur Gestaltung der Kennzahlen

Die KPI-Gestaltung sollte mit der Frage beginnen, was der Earn-out eigentlich messen soll: Wachstum, das Halten der Profitabilität oder die Umsetzung eines kommerziellen Plans. Gute KPIs sind messbar, überprüfbar und möglichst resistent gegen „kreative“ Auslegung. In der Praxis lohnt sich insbesondere die Prüfung folgender Ansätze:

Finanzielle KPIs: EBITDA, Umsatz, Cashflow

Am häufigsten werden EBITDA, Umsatz oder Jahresüberschuss verwendet. Jede Kennzahl hat eigene Risiken:

• EBITDA ist anfällig für Kostenklassifikationen, Abgrenzungen und die Rückstellungspolitik.
• Umsatz reagiert empfindlich auf Umsatzrealisierungsregeln, Rabatte, Retouren und konzerninterne Transaktionen.
• Cashflow begrenzt „bilanzielle“ Gestaltung, hängt jedoch von Working-Capital-Politik und Investitionen ab.

Wesentlich ist festzulegen, ob die KPIs auf Ebene der Gesellschaft, eines Segments, eines Projekts oder des gesamten Konzerns berechnet werden und ob Geschäfte mit verbundenen Unternehmen einbezogen sind.

Operative KPIs: Volumen, Marge, Kunde, Churn

In manchen Branchen eignen sich operative KPIs besser (z. B. Anzahl aktiver Kunden, Verkaufsvolumen, Churn, Produktmarge). Sie ermöglichen mehr Kontrolle über die Methodik, erfordern aber klare Festlegungen zu Datenquellen (CRM, Billing-Systeme) sowie zu Regeln der Datenbereinigung.

Einheitliche Methodik über den gesamten Earn-out-Zeitraum

Einer der häufigsten Fehler ist das Fehlen von Klauseln zur Sicherstellung konsistenter Berechnungsmethoden über die Zeit. Im Vertrag sollte vorgesehen werden, dass KPIs nach einheitlichen Rechnungslegungs- und Reportinggrundsätzen berechnet werden, die am Closing-Tag gelten – es sei denn, eine Änderung ist gesetzlich erforderlich; dann sollte ihr Einfluss in der Berechnung neutralisiert werden.

Earn-out-Zeitraum und Zeitplan: Wie man das Risiko der „Ergebnisverschiebung“ reduziert

Der Earn-out-Zeitraum sollte sich am Geschäftszyklus und daran orientieren, wann Maßnahmen nach der Übernahme realistisch auf das Ergebnis wirken. Ein zu kurzer Zeitraum erhöht den Anreiz, das Ergebnis zulasten der Qualität „aufzublasen“. Ein zu langer Zeitraum erschwert hingegen die Zuordnung von Effekten zu Maßnahmen aus der Zeit vor der Übernahme.

In der Praxis helfen insbesondere:

• jährliche Abrechnung mit quartalsweisem Reporting,
• Mindest- und Höchstgrenzen (Floor/Cap),
• Teilzahlungen bei Erreichen weiterer KPI-Schwellen.

Earn-out-Auszahlungsbedingungen: Definitionen, Ausschlüsse und Anpassungen

Streit entsteht häufig, weil die Parteien nicht abgestimmt haben, was genau in die Berechnung einfließt. Die Earn-out-Auszahlungsbedingungen sollten mindestens umfassen:

• Definition der KPIs einschließlich Berechnungsformel,
• Datenquellen und Berichtsformat,
• Liste der Anpassungen (z. B. Einmaleffekte, Restrukturierungskosten),
• Regeln zur Behandlung von Transaktionen mit verbundenen Unternehmen,
• Reporting- und Zahlungstermine sowie Verzugszinsen.

Earn-out und Unternehmensführung: Spielraum des Käufers und „Covenants“

Der konfliktträchtigste Bereich ist Earn-out und Unternehmensführung. Der Käufer möchte in der Regel volle Freiheit bei Integration und operativer Führung, während der Verkäufer Schutz vor Maßnahmen benötigt, die die KPIs verschlechtern.

In der Praxis finden sich in SPAs typischerweise zwei Ansätze:

• „Good faith“ / „commercially reasonable efforts“ – der Käufer verpflichtet sich, keine Maßnahmen zu ergreifen, die darauf abzielen, den Earn-out zu drücken, und in wirtschaftlich angemessener Weise zu handeln. Das erfordert Präzisierung, da es auslegungsbedürftig ist.
• Harte operative Verpflichtungen – eine Liste zustimmungspflichtiger Maßnahmen oder Verbote während der Earn-out-Periode (z. B. Übertragung wesentlicher Verträge, Änderung der Rabattpolitik, wesentliche CAPEX).

Ein Mittelweg ist ein Katalog „Reserved Matters“ sowie eine Konsultationspflicht bei Entscheidungen, die die KPIs wesentlich beeinflussen können – ohne das Management vollständig zu lähmen.

Kontrolle der Ergebnisse nach dem Closing: Audit, Datenzugang und Streitbeilegung

Ohne wirksame Verifikationsinstrumente wird der Earn-out schnell zum Eskalationstreiber. Im Vertrag sollten insbesondere vorgesehen werden:

• das Recht des Verkäufers auf regelmäßige KPI-Reports in einer abgestimmten Struktur,
• Zugang zu Belegen und Primärdaten in angemessenem Umfang (z. B. Hauptbuch/GL, Verkaufsregister, Verträge),
• ein Auditrecht durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder eine Prüfungsgesellschaft,
• ein „Dispute-Resolution“-Verfahren mit Fristen für Einwendungen und die Antwort des Käufers,
• Entscheidung durch einen unabhängigen Experten (Expert Determination) statt durch ein Gericht, wenn es sich um einen rein rechnungslegungsbezogenen Streit handelt.

Gerade hier reduzieren gut formulierte Earn-out-Klauseln im SPA das Risiko eines monatelangen Konflikts und einer Zahlungssperre erheblich.

Earn-out absichern (Verkäufer): Wie man die Durchsetzbarkeit der Abrechnung erhöht

Wenn ein wesentlicher Teil des Kaufpreises von der Zukunft abhängt, erwartet der Verkäufer in der Regel Instrumente, die die Auszahlung wahrscheinlicher machen. Eine Earn-out-Absicherung für den Verkäufer kann umfassen:

• ein Escrow-Konto zur Absicherung eines potenziellen Earn-outs (seltener, aber bei starker Verhandlungsposition möglich),
• eine Bankgarantie oder Patronat/Haftung des Mutterunternehmens,
• ein Aufrechnungsrecht bzw. Set-off-Mechanismus nur in eng definierten Fällen,
• vertragliche Zinsen und Vollstreckungskosten bei Zahlungsverzug,
• Acceleration-Klauseln für den Fall eines Weiterverkaufs oder einer wesentlichen Reorganisation.

Earn-out-Streitigkeiten: Häufigste Zündpunkte vor Unterzeichnung des SPA prüfen

1. Sind KPIs eindeutig definiert, inklusive Formel, und sind „bilanzielle Begriffe“ konkretisiert?
2. Sind Rechnungslegungsgrundsätze und die Behandlung außergewöhnlicher Ereignisse beschrieben?
3. Ist der Einfluss konzerninterner Transaktionen und die Allokation von Headquarter-Kosten geregelt?
4. Hat der Verkäufer reale Informations- und Audit-Rechte?
5. Ist die Streitbeilegung schnell und angemessen (Experte vs. Gericht)?
6. Stehen Regelungen zur Unternehmensführung während des Earn-out nicht im Widerspruch zum Integrationsplan des Käufers?

Informationsmaterial, keine Rechtsberatung. In Fällen, die eine Anpassung von KPIs, Reporting-Regeln und SPA-Klauseln an ein konkretes Geschäftsmodell erfordern, kann die Kanzlei Kopeć & Zaborowski (KKZ) unterstützen. Wenn Sie eine Analyse von Earn-out-Regelungen und Transaktionsrisiken benötigen, kontaktieren Sie uns.

FAQ

1) Was ist ein Earn-out und wann ist er in einer Transaktion sinnvoll?

Ein Earn-out ist ein aufgeschobener Kaufpreisbestandteil, der von den Ergebnissen nach Closing abhängt. Er ist sinnvoll, wenn zwischen den Parteien eine Bewertungslücke besteht – etwa wegen Unsicherheit hinsichtlich künftiger Umsätze, Kundenbindung oder Strategieumsetzung.

2) Earn-out KPI festlegen: Wie gestaltet man sie so, dass sie überprüfbar sind?

KPIs sollten Definitionen, eine Berechnungsformel und eindeutige Datenquellen enthalten. Empfehlenswert sind zudem Regeln zur Methodenkonstanz sowie ein Anpassungskatalog, um Ermessensspielräume bei der Berechnung zu begrenzen.

3) Wie lange sollte der Earn-out-Zeitraum sein?

Das hängt von Branche und Verkaufszyklus ab. Häufig sind 12–36 Monate, mit quartalsweisem Reporting und jährlicher Abrechnung. Der Zeitraum sollte nachhaltige Effekte sichtbar machen, aber nicht so lang sein, dass KPIs die „übernommene Wertbasis“ nicht mehr abbilden.

4) Was umfassen die Earn-out-Auszahlungsbedingungen in der Praxis?

Zu den Auszahlungsbedingungen gehören: KPI-Definitionen, Reporting-Termine, das Verfahren zur Einwendungserhebung, Zahlungstermine, Anpassungsregeln sowie mögliche Sicherheiten (z. B. Garantie, Escrow).

5) Worin besteht die Kontrolle der Ergebnisse nach dem Closing bei einem Earn-out?

Das ist ein Bündel von Rechten des Verkäufers auf Berichte, Einsicht in Primärunterlagen und Durchführung eines Audits sowie ein Verfahren zur Lösung von Streitigkeiten über die Berechnung.

6) Wie reduziert man das Konfliktrisiko bei „Earn-out und Unternehmensführung“?

Hilfreich sind Klauseln zum Verhaltensstandard des Käufers (z. B. wirtschaftlich angemessene Bemühungen), eine Liste konsultations- oder zustimmungspflichtiger Entscheidungen sowie Regeln zur Kostenallokation und zu konzerninternen Transaktionen.

7) Welche Earn-out-Streitigkeiten treten am häufigsten auf und wie beugt man ihnen vor?

Am häufigsten geht es um die KPI-Methodik, Änderungen der Rechnungslegungspolitik und den Einfluss von Käuferentscheidungen. Vorbeugung basiert auf präzisen Definitionen, stabiler Methodik, Audit-Rechten und einem schnellen Streitbeilegungsmechanismus durch einen unabhängigen Experten.

Bibliografie

[1] Gesetz vom 23. April 1964 – Zivilgesetzbuch (konsolidierte Fassung: Gesetzblatt 2024 Pos. 1061, m. Ä.).

[2] Gesetz vom 15. September 2000 – Gesetzbuch der Handelsgesellschaften (konsolidierte Fassung: Gesetzblatt 2024 Pos. 18, m. Ä.).

[3] Gesetz vom 29. September 1994 über die Rechnungslegung (konsolidierte Fassung: Gesetzblatt 2023 Pos. 120, m. Ä.).