Due-Diligence-Checkliste: Was sollte man vor der Unterzeichnung eines SPA prüfen?

Due-Diligence-Checkliste: Was sollte man vor der Unterzeichnung eines SPA prüfen?

Eine Due-Diligence-Checkliste ist eine strukturierte Übersicht der Bereiche und Unterlagen, die vor der Unterzeichnung eines SPA (Share Purchase Agreement) zu prüfen sind, um die rechtlichen, finanziellen und operativen Risiken eines Anteil- oder Aktienerwerbs zu bewerten. In der Praxis dient die Due-Diligence-Checkliste dazu, vor der Transaktion festzustellen, was der Käufer tatsächlich erwirbt, welche Verpflichtungen „mit der Gesellschaft mitgehen“ und welche Punkte in den Mechanismen des SPA abgebildet werden sollten (Garantien und Zusicherungen, aufschiebende Bedingungen/Conditions Precedent, Freistellungen/Indemnities, Escrow, Kaufpreisanpassung).

Je nach Branche und Transaktionsstruktur kann der Prüfungsumfang unterschiedlich sein; der Ausgangspunkt ist jedoch ähnlich: Eine Due Diligence für Unternehmen mithilfe einer Checkliste soll zur Identifikation von Red Flags führen – also Umständen, die den Kaufpreis, die Vertragsbedingungen oder die Entscheidung zum Ausstieg aus der Transaktion beeinflussen können. Im Kontext der Unterstützung von Transaktionsprozessen lohnt ein Blick auf die Due-Diligence-Leistungen unter https://www.kkz.com.pl/due-diligence/.

Due-Diligence-Checkliste als PDF und „Due-Diligence-Unterlagen“ – was vorbereitet sein sollte

Auch wenn häufig nach einer „Due-Diligence-Checkliste PDF“ gesucht wird, sind in der Praxis Checklisten am effektivsten, die auf Branche, Erlösmodell und Risikoprofil zugeschnitten sind. Mindestens sollte man erwarten:

• Bereitstellung der Unterlagen in einem Data Room (mit Änderungshistorie und Versionierung),
• eine Übersicht fehlender Dokumente und Einschränkungen (z. B. Geheimhaltung, DSGVO, NDAs mit Vertragspartnern),
• eine Strukturübersicht der Gesellschaften und verbundenen Personen (Cap Table, wirtschaftlich Berechtigte, personelle Verflechtungen),
• eine Liste wesentlicher Verträge sowie außerbilanzieller Verpflichtungen,
• ein Register von Streitigkeiten, Prüfungen, Verfahren und Compliance-Vorfällen.

Was vor dem Unternehmenskauf zu prüfen ist – zentrale Risikofelder

1) Corporate Governance und Eigentum an Anteilen (DD: Anteile prüfen)

Dieser Bereich entscheidet häufig darüber, ob die Transaktion überhaupt durchführbar ist. Zu prüfen sind insbesondere:

• aktueller Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag/Satzung sowie Beschlüsse, die für die Eigentümerstruktur wesentlich sind,
• Cap Table sowie Rechts- und Eigentumstitel des Verkäufers an Anteilen/Aktien, einschließlich Belastungen (Pfandrechte, Beschlagnahmen),
• Veräußerungsbeschränkungen (Vorkaufsrechte, gesellschaftsrechtliche Zustimmungen, Lock-up),
• Wirksamkeit der Organe und Vertretung (Bestellungsbeschlüsse, Amtszeiten, Prokura),
• Investoren- und Gesellschaftervereinbarungen, Optionen, Warrants, Vorzugsrechte.

2) Kommerzielle Verträge und „Due-Diligence-Verträge-Checkliste“

Die Vertragsanalyse beantwortet die Frage, ob das Geschäft nach dem Eigentümerwechsel seine Umsätze halten kann. Zu prüfen sind u. a.:

• Change-of-Control-Klauseln, Abtretungsverbote, Zustimmungserfordernisse, Vertragsstrafen, SLA und KPI,
• Kündigungsbedingungen und automatische Verlängerungen,
• Rechte an Arbeitsergebnissen (z. B. IP) sowie Wettbewerbsverbote,
• Verträge mit Schlüssellieferanten, Miet-/Pachtverhältnisse, Leasing, Finanzierung, Garantien und Bürgschaften.

3) Mitarbeitende und Arbeitsrecht

Personalrisiken materialisieren sich häufig erst nach Closing – insbesondere bei Fluktuation von Schlüsselpersonen. Zu verifizieren sind:

• Beschäftigungsstruktur (Arbeitsverträge, B2B/Freelancer, Dienstverträge) und Übereinstimmung mit der tatsächlichen Arbeitspraxis,
• Richtlinien, Kollektivvereinbarungen, Benefits, Bonusmodelle, Rückstände bei Arbeitszeit- und Urlaubsnachweisen,
• arbeitsrechtliche Streitigkeiten, Prüfungen durch Behörden (z. B. Arbeitsinspektion), Sozialversicherungsrisiken, Unfallrisiken,
• Wettbewerbsverbote, Vertraulichkeitsklauseln, Verträge mit dem Management.

4) Steuern, Abrechnungen und Finanzen (im Rahmen der Legal Due Diligence)

Die rechtliche Prüfung sollte Risiken erfassen, die zu öffentlich-rechtlichen Rückständen oder Streitigkeiten führen können. Typischerweise werden analysiert:

• Status der steuerlichen Compliance sowie laufende Verfahren oder Prüfungen,
• wesentliche Auskünfte/Verbindliche Auskünfte, Entscheidungen und Sicherheiten,
• Darlehensverträge, Cash Pooling, Transaktionen mit verbundenen Unternehmen (Transfer-Pricing-Risiken),
• Sicherheiten am Vermögen sowie Eventualverbindlichkeiten.

5) Regulierung, Compliance, AML und Anti-Korruption

Für viele Unternehmen sind Verstöße entscheidend, die administrative, reputative oder strafrechtliche Sanktionen auslösen können. Zu prüfen sind u. a.:

• Compliance-Prozesse, Schulungen, Hinweisgebersysteme und Reaktionen auf Vorfälle,
• AML-Pflichten und deren Umsetzung (sofern das Unternehmen eine „verpflichtete Stelle“ ist),
• Interessenkonflikte, Beziehungen zu Intermediären, Partnern und Vertretern,
• Korruptions- und Fraud-Vorfälle sowie Ergebnisse forensischer Audits (sofern durchgeführt).

6) Streitigkeiten, Verfahren, strafrechtliche Managerhaftung

Eine Due-Diligence-Red-Flags-Liste sollte nicht nur zivilrechtliche Streitigkeiten, sondern auch wirtschaftsstrafrechtliche Themen und die Haftung der Geschäftsleitung abdecken. Üblicherweise werden geprüft:

• Gerichts- und Schiedsverfahren, Mahnungen/Zahlungsaufforderungen, Reklamationen strategischer Kunden,
• Verwaltungsverfahren und Kontrollen (je nach Tätigkeitsprofil),
• Strafanzeigen/Verdachtsmeldungen und relevante Strafbarkeitsrisiken – abhängig vom konkreten Sachverhalt.

7) Datenschutz, IT, Cybersecurity und Reputation

Bei Transaktionen mit einem wesentlichen Daten- und Technologieanteil sind u. a. zu untersuchen:

• Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung und Auftragsverarbeitungsverträge, Register von Datenschutzvorfällen, DPIA,
• Software-Rechte, Lizenzen, Open-Source-Compliance,
• Sicherheitsvorfälle und Abhilfemaßnahmen,
• Reputationsstreitigkeiten: Persönlichkeitsrechtsverletzungen, presserechtliche Themen, Medienkrisen.

Due-Diligence-Red-Flags-Liste – Signale, die das SPA verändern sollten

Als besonders wichtige Red Flags gelten u. a.: unklarer Eigentumstitel an Anteilen, fehlende vertraglich oder regulatorisch erforderliche Zustimmungen, wesentliche Verträge mit Change-of-Control-Klausel ohne Zustimmung des Vertragspartners, erhebliche öffentlich-rechtliche Rückstände, laufende Straf- oder Anti-Korruptionsverfahren, fehlende Rechte an operativ genutztem IP sowie systemische Compliance-Lücken. Konsequenz sollten passende SPA-Regelungen sein: aufschiebende Bedingungen (CP), Freistellungen (Indemnities), Escrow, Kaufpreisminderung, längere Haftungszeiträume oder – je nach Situation – ein Asset Deal statt Share Deal.

Drei Ausnahmen, die Entscheider häufig übersehen

Die folgenden drei Punkte sind praktisch besonders relevant, weil sie eine Standard-Checkliste „aushebeln“ können:

1. Prüfung der Vertretung und Zustimmungskette trotz korrektem Registerauszug – ein Auszug zeigt nicht immer alle erforderlichen gesellschaftsrechtlichen Zustimmungen, Beschränkungen im Gesellschaftsvertrag oder in Gesellschaftervereinbarungen.
2. Straf- und Compliance-Risiken als Bestandteil der Bewertung, nicht nur als „Anhang“ im Report – bei Missbrauchssignalen sollte der Einfluss in SPA-Mechanik und Post-Closing-Maßnahmen übersetzt werden.
3. Prüfung von Daten und IP nach tatsächlicher Nutzung, nicht nach Deklarationen – entscheidend ist, ob das Unternehmen Rechtspositionen an Code, Lizenzen und Datenbanken hat, die es tatsächlich monetarisiert.

Wie man eine Due-Diligence-Checkliste in SPA-Klauseln überführt

Die Ergebnisse der Prüfung sollten in den Anteilskaufvertrag „eingebaut“ werden: Umfang der Garantien und Zusicherungen, Offenlegungen im Disclosure Letter, Haftungslimits, Wesentlichkeitsschwellen, Haftungsausschlüsse sowie Mechanismen zur Kaufpreisanpassung. Ist ein Risiko messbar, ist häufig eine Freistellung (Indemnity) geeigneter als eine allgemeine Garantie. Hängt ein Risiko von zukünftigen Ereignissen ab, sind aufschiebende Bedingungen oder ein Einbehalt eines Teils des Kaufpreises (Escrow) sinnvoll.

Dieser Beitrag dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenn Sie eine Due-Diligence-Checkliste erstellen und die Ergebnisse in ein SPA übersetzen möchten, unterstützen Sie die Anwälte der Kanzlei Kopeć & Zaborowski. Zur Abstimmung von Umfang und Zeitplan der Prüfung: Kontaktieren Sie uns.

FAQ

Sieht eine Due-Diligence-Checkliste immer gleich aus?

Nein. Der Umfang hängt von Branche, Konzernstruktur, Vertriebsmodell, Finanzierung und Risikoprofil ab. Einige Bereiche (Corporate, Verträge, Streitigkeiten) sind Standard, aber Prioritäten und Prüfungstiefe sollten sich aus dem Transaktionsziel ergeben.

Was umfassen „Due-Diligence-Unterlagen“ zuerst?

Meist beginnt man mit Corporate-Unterlagen (Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Beschlüsse), den wichtigsten kommerziellen Verträgen, Managementverträgen sowie einer Übersicht über Streitigkeiten und Kontrollen. Weitere Dokumente werden nach der ersten Risikoanalyse ausgewählt.

Wie ist „DD: Anteile prüfen“ zu verstehen?

Gemeint ist die Bestätigung des Eigentumstitels des Verkäufers, das Fehlen von Belastungen sowie das Fehlen von Veräußerungsbeschränkungen (Zustimmungen, Vorkaufsrechte, Verbote). In der Praxis werden zudem Gesellschaftervereinbarungen und Sonderrechte geprüft.

Wann sollte eine Due-Diligence-Red-Flags-Liste die Unterzeichnung des SPA stoppen?

Wenn das Risiko die Durchführbarkeit der Transaktion selbst betrifft (fehlende Zustimmungen, Streit um das Eigentum an Anteilen) oder nach Closing zu Sanktionen und erheblichen Verlusten führen kann (z. B. wesentliche wirtschaftsstrafrechtliche Verfahren oder systemische Compliance-Lücken). Viele Risiken lassen sich jedoch über die Konstruktion des SPA abfedern.

Kann man eine fertige „Due-Diligence-Checkliste PDF“ ohne Anwalt nutzen?

Als Ausgangspunkt ja – aber Risiken zeigen sich typischerweise an der Schnittstelle zwischen Dokumentenlage und operativer Praxis. Ohne rechtliche Einordnung und Überführung in das SPA übersieht man leicht kritische Punkte.

Wie lange dauert eine typische Due Diligence für ein Unternehmen im Mid-Market?

Meist 2 bis 6 Wochen – abhängig von der Vollständigkeit des Data Rooms, der Anzahl der Verträge und Streitigkeiten sowie der Verfügbarkeit von Ansprechpartnern auf Verkäuferseite. Der Zeitplan sollte Q&A und Nachlieferungen berücksichtigen.

Bibliography

• [1] Gesetz vom 15. September 2000 – polnisches Gesetzbuch der Handelsgesellschaften (Kodeks spółek handlowych).
• [2] Gesetz vom 23. April 1964 – polnisches Zivilgesetzbuch (Kodeks cywilny).
• [3] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (DSGVO).
• [4] Gesetz vom 1. März 2018 zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.
• [5] Gesetz vom 6. Juni 1997 – polnisches Strafgesetzbuch (Kodeks karny).